5 konkrete råd - Metoder til produktiv tidshåndtering

Råd til tidshåndtering

Hvis du har svært ved at få færdiggjort de vigtigste opgaver i løbet af en dag, så vil bedre tidshåndtering hjælpe med at øge din fokus og produktivitet. De her tips er nogle jeg selv har gjort brug af efter jeg startede med at arbejde i et tidsregistreringsvirksomhed.

Disse råd har ikke noget med TimeMap’s tidsregistreringssystem at gøre, men er i stedet vejledende til en bedre og produktiv hverdag.

Brug disse metoder til at håndtere din tid bedre:

• Fremhæv dine mål og prioriteter
• Etabler deadlines
• Planlæg din dag på forhånd
• Fokus på fremskridt frem for perfektion
• Beskyt din tid – Både på arbejdspladsen og i din fritid

God tidshåndtering og hvorfor det er vigtigt

Vi har alle den samme tid i hverdagen, selvom antallet af opgaver varierer fra person til person og arbejdsstilling til arbejdsstilling. Hvis du er en af dem, som føler de aldrig har nok tid, så vil bedre tidsadministration kunne hjælpe dig med at føle dig mere produktiv, fokuseret og i kontrol over din tid.

Hvis du føler at du har travlt, men ikke er særlig produktiv, så er denne artikel til dig. Her kommer vi til at gå i dybden med X måder at administrere din tid bedre.

1. Fremhæv dine mål og prioriteter

Før du begynder at administrere din tid bedre, er det vigtigt at sætte realistiske og målbare mål. Det kan hjælpe dig med at visualisere dine drømme, uanset om målet er din ideelle fremtid, din prioriteter i livet eller dine arbejdsopgaver og mål på dit arbejde.

Ved at sætte mål får du sat en langtidssigtende strategi, som kan give dig fokus og motivation på den korte bane. Evnen til at sætte mål er en god måde at forblive organiseret og produktiv, samt sikrer du dig at din tid bruges på dine vigtigste prioriteter.

Der er forskellige måder at gøre dette, herunder:

• Lav en liste med 25 mål.
• Vælg op til 5 mål du ønsker at fokusere på – At starte med ét mål er fint
• Brug SMART-modellen

Hvis du ikke har hørt om SMART-modellen før, så er det et konkret værktøj som anbefales til målsætning. SMART-modellen er effektiv og brugbart, da den hjælper dig med at defineret og motivere dine mål, så du faktisk sætter dem og ønsker at forfølge dem. Kender du ikke SMART-modellen? I korte træk, så har den fokus på fem områder.

• Specifikt
• Målbart
• Attraktivt
• Realistisk
• Tidsbestemt

2. Etabler deadlines

Du kan ikke arbejde effektivt og produktivt, hvis der foregår for meget hver eneste dag. At have en ’travl’ kalender er ikke altid et tegn på succes eller at det går godt, men i stedet et tegn på potentiel stress og mangel på ordentlig tidshåndtering og prioritering.

Du skal være bedre til at sige nej til opgaver, som ikke er relevante for dig. Udvælg derfor de vigtigste opgaver ud fra dine mål, og sæt realistiske deadlines ud fra en to-do liste, som hjælper dig målrettet imod at håndtere din tid.

Du har højst sandsynlig et overordnet mål, og nu skal du dedikere dig selv til det selvom der kan være langt fra start til slut.

Del det op i mindre short-term mål som du nemmere kan opnå, og sæt en deadline på hver opgave der er nødvendig for at nå dertil, hvor du ønsker at være.

Har du brug for et værktøj til to-do lister eller deadlines? 
Du kan læse mere om Clickup, som har udarbejdet en guide med de 21 bedste værktøjer til opgave håndtering.

3. Planlæg din dag(e) på forhånd

Det handler konstant om at tage det et skridt ad gangen og dele det op i mindre og mindre spiselige bider i løbet af din planlæggelse.

• Fremhæv dine overordnet mål og prioriteter
• Etabler deadlines
• Planlæg dine dag og arbejdsopgaver for at nå de etablerede deadlines

Ugentligt og daglig planlægning vil hjælpe dig med at effektivisere din arbejdsproces og målrette din dag, ved at arbejde smartere frem for hårdere. Inden du får hjem, så sæt fast 15-30 minutter af til at planlægge de vigtigste prioriteter du skal håndtere dagen eller ugen efter.

På den måde slippe du fra at spilde timer uden en konkret liste af prioriteter, men sætter dig op dagen før og hjælper din fokus fra morgenstunden.

Det vil også give dig en form for kontrol og boost til din selvtillid, når du føler dig tryg i din rutine og dine resultater.

Læs også: 6 fordele ved at prioritere din arbejdsbyrde

4. Fokus på fremskridt frem for perfektion

Er du påvirket af at alt skal være perfekt? Lige så godt eller bedre end alle andre? Jeg kender til det og husker tydeligt hvordan konceptet af at alt skal være ’perfekt’ begrænsede mig. Halvdelen af tiden endte jeg aldrig med at publicere mit arbejde og den anden halvdel kunne jeg have udført opgaven på den halve tid, hvis ikke det skulle være ’perfekt’.

For at undgå perfektionisme, skal du fokusere på dine fremskridt frem for dit mål. Tag det et skridt ad gangen og accepter at øvelse gør mester, så du kan øge din produktivitet. Du kan ende med at spilde alt for meget tid på at gøre det perfekt.

5. Beskyt din tid – Både på arbejdspladsen og i din fritid

Hvis du ikke får nok søvn, træning og afslappelse vil din arbejdseffektivitet dale over tid, og du vil blive mindre og mindre produktiv. Det skyldes at du er træt og ikke har beskyttet din tid ordentligt og er blevet presset ud i situationer dig frarøver dig disse tre elementer. Du kan begynde at arbejde længere og få flere timer ind, men det vil kun gøre dig endnu mindre produktiv og kan blive til en ond spiral.

Hav fokus på følgende:

• Søvn
• Træning
• Afslappelse
• Hvad du spiser

Selvom det er ’generiske’ anbefalinger som du nok har hørt 1000 gange før, så har det en betydning. Og det vil hjælpe dig med at fokusere på resultaterne. Ved at fokusere på resultaterne, kommer du også væk fra konceptet af ’hvor lang tid’ du bruger men i stedet ’hvad du opnår’.

Læs også: Sådan opnår du den bedste work-life balance

Konklusion

Forbedret håndtering og administration af din tid vil resultere i at du arbejdere smartere frem for hårdere, og kan reducere antallet af timer du har arbejdet, men optimere dine resultater på færre tid. Det gør du fordi du nu har klare mål og føler dig fokusere efter din tid er begyndt at blive håndteret bedre.

Har du brug for at værktøj, som giver et indblik I hvor du bruger dine daglige ressourcer samt antallet af arbejdstimer i løbet af ugen? Hos TimeMap tilbyder vi et tidsregistreringssystem, som hjælper med at skabe overblik over din virksomheds tidsforbrug.