Hvad er et stempelur?

Fordele ved brug af digitalt stempelur

Fordelen ved at skifte til et digitalt stempelur, er overordnet set en besparelse af tid og penge. Måden i sparer tid og penge på, er følgende:

• Mindre tid brugt på bogholderi
• Tiden vil kunne udnyttes til andre arbejdsrelaterede opgaver og projekter
• Mindre snyd, da man ikke kan stemple ind for hinanden grundet digitalt kontrol
• Ledelsen får live opdateringer på arbejdsaktivitet og medarbejdernes mødetider
• Hele tidsregistreringsprocessen automatiseres

Et digitalt stempelur vil automatisere jeres proces, og minimere menneskelige fejl i udbetaling af løn. De ansvarlige for udbetaling af løn vil slippe for gætteri af håndskrevne timesedler, og undgår potentielle tastefejl.

App til stempelur

Tidsregistrering skal være nemt for både ledelsen og medarbejderen. Ved brug af en app til sit stempelur, kan man registrere ens mødetider, uanset hvor man er, så lederen i realtid kan se opdateringer på arbejdsaktiviteten.

Det er ikke længere nødvendigt at møde fysisk, for at melde at man arbejder. Det er vigtigt hvis man skal ud til kundemøder eller arbejder hjemmefra, at kunne bevise ved brug af GPS-lokation, at man er på den aftalte lokation.

Kommunikation på tværs af platforme bliver gjort til en mulighed, det vil sige, at du kan tjekke ind på en terminal og tjekke ud på telefonen. Du kan også skifte det projekt du er tilmeldt på din telefon uden at skulle finde en terminal.

Kørsels app aktivitet

Nogle apps såsom TimeMap's app har udarbejdet en måde for lederen og medarbejderen at få et overblik over kørsel og aktivitet andre steder end kontoret. Medarbejdere kan registrere kørsel og adresser ved brug af den digitale app, der stempler deres tider og lokation ind.

Hvorfor er stempelure smarte?

Stempelure er smarte, da det er en fantastisk effektiv metode til at ledelsen kan skabe overblik over antallet af timer jeres medarbejdere har arbejdet, hvor de har arbejdet og i hvor lang tid de har arbejdet. På den måde tjekkes og logges tiden automatisk, frem for at I skal aflæse en helt masse håndskrevne noter, og håbe på, at I har læst korrekt.

De kan automatisk registrere tiden ind i jeres tidsregistreringssystem, hvis de snakker sammen, og kan hurtigt implementere og overføre den information videre til lønsystemet.

Et digitalt stempelur vil også kunne være med til at informere medarbejderne om deres egen information.

Lad medarbejderne se deres egen information

Medarbejderne kan ved brug af et digitalt stempelur se deres optjente ferie, seinordage, omsorgsdage, fleks og fraværsprocent, m.m. alt efter, hvad tidsregistreringssystemet tillader, eller hvad I som ledere vælger, at jeres medarbejdere kan se.

Gode digitale stempelure

Hvad differentierer digitale stempelure? Hvad gør et bedre end det andet? Det er brede spørgsmål, som handler om jeres behov. Det som ledelsen skal holde øje med, når I skal investere i et nyt tidsregistreringsystem med digitalt stempelur, er at I kan se præcis hvor og hvornår jeres medarbejdere kom og gik.

Der skal være fokus på at kunne eksportere løntimerne til jeres lønsystem, det vil sige at jeres tidsregistreringssystem og lønsystem skal kunne snakke sammen, og integreres med hinanden. Check altid op med jeres lønsystem på, om de kan samarbejde med det potentielle tidsregistreringssystem.

Jo flere detaljer, jo bedre - Så længe det kan gøres simpelt

Det er måske ikke alt I ønsker at logge, eller følge med i - Men I skal have muligheden ud fra behov. Derfor skal I sikre jer, at tidsregistreringssystemet kan give detaljer om hver enkelt tidsregistrering. Der kan ske uforventede ting, som skal noteres for, at I kan skabe overblik over jeres forretning. Det kunne eksempelvis være, hvorfor medarbejderen gik senre eller tidligere end planlagt, hvor de gik fra og hvornår - På den måde, kan du rette mødetiden som ansvarlig, hvis du er uenig.

Hvorfor skal stempelure, tidsregistrerings- og lønsystemer kunne snakke sammen?

Det skal det, for at alle sikrer, at de får den korrekte udbetaling ud fra aftalte tillæg og lønregler. Ved at have brugt et digitalt stempelur til at registrere ens tid, kan man simpelt med få klik eksportere information fra tidsregistreringssystemet ind i lønsystemet. Det digitale stempelur automatiserer processen, og sparer jer for tastearbejde og potentielle fejl, samt bespare jer timer, som kan være brugt bedre på andre opgaver.

Måder at registrere tid

Der er tre primære metoder til at registrere tid, der kan give ledelsen overblik over antallet af timer arbejdet, og hvor meget der skal udbetales i løn.

• Digitalt Stempelur på terminal/Ipad/tablet/PC

Gør brug af en terminal, Ipad, tablet eller computer til at registrere medarbejdernes tid, hvor de selv får muligheden for at tjekke ind. Det eneste det kræver fra jer er for at terminalen fungerer, er adgang til internettet, dadet hele foregår ilive tid. Alt efter jeres ønsker kan medarbejderne også stemple til pause, eller hvis de skifter til et nyt projekt.

• Stempelur på mobilen via en app

Ikke alle virksomheder kræver fysisk tilstedeværelse fra medarbejderen, men giver muligheden om at de kan arbejde hjemmefra, eller ude af huset, f.eks. til et kundebesøg. Derfor kan stempeluret aktiveres i vores App, hvor du ud fra GPS-lokationer kan se, hvor de har tjekket ind og ud fra. På den måde, kan du være trig i, at de er, hvor I har aftalt at de skal være.

• Manuel tidsregistrering af mødetid

Manuel tidsregistrering er set som traditionelt. Her får du medarbejderne til fysisk at notere deres mødetider, hvilket hurtigt kan generere en masse menneskelige fejl, som kan godkendes eller afvises og indtastes i lønsystemet. Hos TimeMAp anbefaler vi stærkt at digitalisere hele tidsregistreringsprocessen, for at spare jer en masse tid, penge og potentielle fejl.

Et traditionelt stempelur kan stadig godt bruges, og være en god investering for en mindre virksomhed - Men der vil blive brugt mere tid på at regne tiden sammen, risikoen for fejl forhøjes, og medarbejdere kan nemmere snyde ved at holde for lange pauser eller møde senere end de har sagt.

Fem gode råd: Sådan kan du som leder finde, introducere og implementere et nyt stempelur

Implementering af et nyt digitalt stempelur kan skabe modspil. Måske har du allerede taget en beslutning? Måske søger du stadig det rette program? Uanset hvad, skal du forberede dig på introduktion og implementering af nye systemer, og de potentielle indvendinger medarbejdere kan komme med.

1. Hvad er jeres behov?

Hvad har i brug for inden for tidsregistrering og opsætning af stempelur? I skal tænke over at finde noget, som dækker jeres behov. Der er ingen grund til at betale for at få for lidt eller for meget. Gør op med jer selv om, hvad I har brug for.

Personligt anbefaler vi hos TimeMap at prioritere følgende:

1. Digital tidsregistrering, der foregår i realtid
2. Kommunikation på tværs af platforme, terminal, Ipad, tablet, PC og mobil app
3. Fleksibilitet til at tilpasse det ud fra jeres behov, mødetider og tidsregler
4. Opsætning af faste lønregler ud fra medarbejder
5. Detaljer på årsag for tidlig og sen komme- og gåtid.

Når du er klar over jeres behov på følgende krav m.m., så vil I være klar til at komme i gang.

2. Giv de forskellige stempelur virksomheder et kald

Du kan også sende dem en mail, bare opret kontakt og få stillet dine spørgsmål og beroliget dine bekymringer. Hvis du for alvorlig vil forstå etsystem, så brug tid på at ringe for at få flere detaljer på tidsregistreringssystemet, og hvordan deres stempelur fungerer i samarbejde med det. Det kan variere fra virksomhed til virksomhed. Jeg kan næsten forsikre dig om, at de alle rigtig gerne vil snakke med dig, og fortælle mere om hvad der gør dem til de bedste.

3. Fleksibilitet er guld

Frem for at skulle skifte tidsregistreringssystem hver andet år grundet vækst eller ændringer i virksomheden, så find jer et fleksibelt system. Det vil sige, at det kan sættes op ud fra jeres præcise behov, så I slipper for at gå på kompromis med jeres stempelurs og tidsregistrerings løsning. De fleste tidregistreringssystemer og stempelure kan sættes op ud fra forskellige virksomheder og brancher, samt de interne afdelinger i virksomheden. Det vigtige er, at det kan vokse med jer.

4. Inddrag medarbejderne - Er de teknologisk anlagt?

Ikke alle finder brug af IT og mobil lige nemt, mens andre er født og opvokset med en telefon i hånden. Derfor skal I som ledere tage hensyn til, at jeres medarbejdere kan udnytte systemet, så det passer til dem. Det anbefales stærkt at gøre brug af de gratis prøveperioder, på de forskellige tidsregistreringssystemer og stempelure gør brug af, for at danne sig et overblik over brugervenligheden af systemet - Potentielt kan du også lade dem prøve det, for at se reaktionerne på det.

5. Invester i et kursus om programmet

Nye systemer kan virke uoverskuelige og tunge at starte op, specielt hvis du allerede har tusind andre ting af tage dig af - Men husk på, i sætter stempelure og implementerer et tidsregistreringssystem for at spare tid, og det kan derfor være en god investering.

Ved at have en professionel i programmet komme ud og hjælpe jer med opsætning, optræning og oplæring, vil I komme godt fra start.