[Kundecase] Agri-Norcold optimerer tidsregistrering og arbejdsgange med TimeMap  

Agri-Norcold har siden november 2023 samarbejdet med TimeMap om at løfte virksomhedens tidsregistrering til næste niveau. Med 300 medarbejdere har der været behov for at modernisere og effektivisere de to systemer, som Agri-Norcold har benyttet til henholdsvis timelønnede medarbejdere og funktionærer. 

I første omgang er TimeMap indført for de funktionæransatte, der udgør en tredjedel af medarbejderstaben i frysehusvirksomheden, der er en førende servicepartner for fødevareindustrien og er specialiseret i indfrysning, frostvarehåndtering, opbevaring og pakning af fødevarer.

Fra komplekse systemer til intuitiv automatisering  

Det er HR-afdelingen, der i samarbejde med it-afdelingen har haft ansvaret for at implementere TimeMap som et nyt system til tidsregistrering. HR-konsulent Cathrine Kirchhoff og it-projektkoordinator Bjarke Andreasen har været primus motor for at implementere det nye tidsregistreringssystem.  
 
”Vi skulle over i noget, der var smartere og nyere,” forklarer Cathrine.  

Tidligere anvendte Agri-Norcold to forskellige systemer til tidsregistrering: Ét til funktionærerne og ét til de timelønnede. De gamle systemer forhindrede en effektiv tidsregistrering og krævede ofte specialtilpasninger for at dække Agri-Norcolds behov.  

Derfor begyndte Agri-Norcold at undersøge markedet for nye muligheder og talte med virksomheder, som bruger TimeMap, og gav systemet positiv respons. 

En af Agri-Norcolds største udfordringer har været at reducere det manuelle arbejde med tidsregistrering, der sænker både effektiviteten og produktiviteten. Det har TimeMap til dels kunnet afhjælpe. 

”TimeMap løser nogle af de udfordringer, vi har haft med de tidligere systemer”, siger Cathrine. 

Ét system til alt – mere effektivitet, mindre Excel  

Tidligere har Agri-Norcold brugt Excel-ark til at styre rådigheds- og tilkaldevagter. Det skabte uoverskuelighed. 

”Med vores gamle system skulle medarbejderne udfylde i et Excel-ark, når de havde haft rådigheds- og tilkaldevagter, overarbejde og afspadsering. Det har vi fået lavet i TimeMap, så de nu registrerer det hele i app’en. Det har gjort det nemmere,” fortæller Cathrine.  

På samme måde skaber TimeMap også et klart overblik over ferie, feriefri og afspadsering. 

”Nu kan medarbejderne med det samme se deres ferie, feriefri og afspadsering. Før måtte de vente på deres lønseddel for at få overblik over, hvad de havde. Så anmoder de om at få en feriefridag, kan de straks se, at saldoen går ned.”  

Problemfri implementering og oplæring  

Bjarke og Cathrine har i fællesskab haft ansvaret for at oplære medarbejderne i brugen af TimeMap. Om implementeringsprocessen siger hun:  
 
”Det har faktisk været nemt. Vi har holdt Teams-møder, hvor vi har inviteret fem-seks stykker ad gangen. Her har vi gennemgået, hvordan man logger på, hvordan man anvender tidsregistrering og de øvrige funktioner, som medarbejderne selv taster ind i app’en.”  

Virksomheden har valgt at lægge ud med en testperiode, hvor to afdelinger har prøvet systemet af for at identificere eventuelle forbedringsområder. 

”Det har været meget få, der er kommet for at få hjælp, fordi det er meget nemt og let at gennemskue. Generelt er folk positive,” siger Cathrine, der også roser supporten hos TimeMap. 

”Har der været noget, jeg ikke har kunnet rette, har jeg skrevet til supporten. De har været super gode til at komme tilbage med et svar.”  

TimeMap gav ro og struktur  

Agri-Norcold har ønsket at få TimeMap implementeret hurtigt, og det er lykkedes at få systemet op at køre for funktionærerne inden for en måned. Det har været en intens tid, men Cathrine fortæller, at TimeMap har formået at skabe stabilitet undervejs. 
 
”Det har været et hektisk forløb, men det har været godt. Vi har fået den hjælp, vi har haft brug for.” 

Med TimeMap forventer Agri-Nordcold at forbedre kommunikationen mellem medarbejdere og ledere samt optimere arbejdsgangene.  
 
”Jeg tænker, at vores processer og arbejdsgange bliver nemmere, når vi får det hele samlet i TimeMap,” fortæller Cathrine. 

Hun ser frem til, at også de timelønnede kollegaer går over til det nye tidsregistreringssystem, der fortsætter under nyt ejerskab. Agri-Norcold er i mellemtiden blevet solgt til Constellation Cold Logistics, der er Europas andenstørste frysehusvirksomhed, men det ændrer ikke på, at udrulningen af TimeMap fortsætter på dansk grund.

En samarbejdsproces i topklasse  

Cathrine er meget tilfreds med samarbejdet med TimeMap. Hun fremhæver den gode kundeservice. 

”Det har været en super god oplevelse. De er hurtige til at svare, og hvis de ikke kan løse det ud fra det, vi godt kunne tænke os, så er de kommet med et nyt forslag, så vi er endt med at få det løst.”  

Agri-Norcold har store forventninger til TimeMap. 

”Når først alle medarbejdere bruger TimeMap, forventer jeg, at vi for alvor vil kunne få gavn af de fordele, systemet har. Første runde har været rigtig positiv, og vi har været meget tilfredse, så når hele virksomheden bruger det samme tidsregistreringssystem, bliver det mega godt”, mener Cathrine.  

Hvis I også ønsker at optimere jeres tidsregistrering, så prøv TimeMap HER.