Bliv en bedre personaleleder med tidsregistrering – Workforce Management (WFM)

Som personaleleder er du ansvarlig for en gruppe medarbejdere, hvor du står for udvikling af deres fagligheder med ansvarlighed for koordination af viden og handlinger.

Hvis du nogensinde har arbejdet i en større virksomhed, så kender du måske til udsagnet: Personaleleder eller Workforce Management. Hvis du har erfaring i butik, retail eller et opkaldscenter, så er jeg sikker på at du kender til stillingen. Din virksomheds tilsynsførende bruger det ofte til at beskrive din nærmeste ansvarlige kollega.

Men er du ny til det, eller har jeres virksomhed generelt brug for at skabe et bedre overblik og strukturere jeres personale, så vil vi hos TimeMap forsøge at hjælpe jer på vej i den rigtige retning.

Kom i gang med en personaleledelse strategi med disse 5 tiltag

Personaleledelse (også kendt som workface management, WFM) er ekstremt bredt og der er ikke én rigtig løsning eller guide du kan følge til mål. For at gøre det nemmere at tage dine første skridt inden for ledelse og tidsregistrering, har vi samlet et par tiltag til at hjælpe dig i gang.

Personaleledelse kan nemt fejlimplementeres fordi der er fokus på de forkerte målinger og resultater, samt en mangel på forståelse af jeres behov. Som ansvarlig er det dit job at forstå hvad dit personale har brug for, for at I kan strukturere din virksomhed.

Hvad vil du finde her?

1. Hvad er personaleledelse?
2. Fordele ved at have en personaleleder
3. Hvad det betyder for dine medarbejdere
4. Tidsregistreringssoftware til håndtering af personale
5. Implementering af workforce management

Hvad er personaleledelse?

Er det for gammeldags at bruge Wikipedia(https://en.wikipedia.org/wiki/Workforce_management) til at finde et svar? Lad os lave en undtagelse, for de beskriver fornuftigt hvad personaleledelse er under det engelske udtryk: WFM som er kort for Workforce Management.

Personaleledelse er gået fra et traditionelt approach med personaleplanlægning til at forbedre tidshåndtering og arbejdstiden i firmaet. Men det er blevet til meget mere end det, nu er det hele processen til at maksimere præstation og ydeevne i virksomheden.

Djøf har fremhævet 3 områder, som er vigtige at have styr på som mellemleder med personaleansvar:

• Ressourcestyringskompetencer
• Sociale kompetencer
• Personlige egenskaber

Som du kan læse mere om her hos Djøf.

Personaleledelse inden for tidsregistrering og projektstyring dækker områder der øger produktivitet og forbedrer resultater, herunder:

• Samling af alt data om arbejdstid
• Analysere situationen om organisationen og ydeevne
• Planlæg firma- og projektbudget
• Håndtering af firmaets interne og eksterne ressourcer
• HR – Human Ressource Management
• Forecasting, prognoser for hvad I forventer at skulle bruge af tid og ressourcer for måneden
• Overblik over fravær, ferie og fleks

Lyder alt dette overvældende for dig? Bare rolig, det er ikke nødvendigt at huske det hele. Med det rigtige tidsregistreringssoftware, så kan det hele håndteres ét sted. Det anbefaler vi stærkt, da manuelle og håndskrevne noter hurtigt forsvinder og bliver uoverskuelige at håndtere.

En personaleleder skal hjælpe med at levere de bedste resultater til organisationen, uanset hvor stor eller lille den er.

Fordele ved at have en personaleleder

Efter at have dannet dig en forståelse af hvad en personaleleder er, og hvad de skal holde øje med. Så kan du begynde at tænke på præcis hvorfor det er en god idé at implementere.

Fordele ved Workforce Management inkluderer:

• Boost til produktivitet og effektivitet, nu hvor det måles
• Indblik i overarbejde og optjent arbejdstid
• Optimere prognoser ud fra tidligere måneder/års budgetter og resultater
• Øge indkomst til din virksomhed uden at hyre flere medarbejdere

Vi kommer til at gå dybere i fordelene når vi ser på brug af ét tidsregistreringsprogram, som hjælper personale- eller projektlederen.

Hvad betyder det at have en personaleleder for dine medarbejdere?

Der er forskellige krav fra dine medarbejdere til dig som personaleleder, og det er dit ansvar at finde ud af.

Hvad kan du forvente fra dine ansatte? Hvilke arbejdsopgaver skal de håndtere og hvordan skal de registreres? Hvor må de arbejde? Skal de være på kontoret? Kan de arbejde hjemmefra? Hvordan registreres tiderne?

Der er rigtig mange spørgsmål, som kan komme op angående arbejdstid i sådan en situation, og det er derfor vigtigt at have det rigtige værktøj til at give dine medarbejdere den fleksibilitet de ønsker eller har brug for.

Et tidsregistreringsprogram der gør det nemmere for dig som personaleansvarlig

Må vi slå et slag for os selv? Eller kan det blive til for meget salg? Grundet til at vi hos TimeMap har udarbejdet denne blog til dig som personaleansvarlig, der har brug for overblik igennem tidsregistrering  er fordi vi kender til det. Vores system er designet til at dække dine behov inden for dette område.

Som leder har du allerede rigtig mange opgaver at tage hånd om, ved håndtering af dine medarbejdere. Og tidsregistrering skal ikke være en kerneopgave. Vi sparer dit  administrationsbesvær væk, ved at samle alt i ét system inden for tidsregistrering. På den måde fremhæves de vigtigste nøgletal for dig, så du nemt kan rapportere det videre til din leder.

Med TimeMap's tidsregistreringssystem får I et overblik over:

• Ferie, fleks og fravær
• Vagtplan og vagtplanlægning
• Stempelur - Digitalt på app og PC eller ved brug af terminal
• Lønberegning med integration til lønsystemer
• Kørselsgodtgørelse
• Rapportering
• Simpelt HR-system

Det hele kan sættes op til dig behov. Vil du høre mere? Så lad os give dig en uforpligtende demostration her.

Hvordan implementerer jeg workforce management?

Det er vigtigt at høre og forstå dine medarbejderes behov, og stadig fremhæve din virksomheds behov. Før du fortæller dine medarbejdere at I skal have et nyt system, som gør deres liv ’svære’ (Note: Ikke nødvendigvis, faktisk gør tidsregistrering det bedre og nemmere, men det skal forklares ordentligt. Læs mere om god tidshåndtering og hvorfor det er vigtigt), så skal du først lytte til deres behov:

1. En god leder lytter med fuld opmærksomhed
2. En god leder lytter til hvad sine medarbejdere siger
3. Sørger for at din medarbejder føler sig forstået
4. En god leder er nysgerrig
5. Hold mund og lyt uden afbrydelse
6. Være tilstedeværende og opbyg relationer
7. Brug deres sprog

Kunne du godt tænke dig en uddybende forklaring på hvert punkt? Så læs mere her om tips til at høre dine medarbejders behov, så du nemmere kan overbevise dem om værdien i implementering af dine.

For en god implementering, er det vigtige at fremhæve hvorfor I gør det, herunder:

1 . For at kende virksomheds tal og tidsforbrug på arbejdsopgaver

2. For bedre at kunne lave estimeret budgetter og opdeling af ressourcer ud fra forrige måneder
3. Få mere data og indblik i fleks, ferie, fravær for medarbejder og leder
4. Strukturering af virksomheden

1. Kend virksomhedens tal

For at kunne vælge det rigtige værktøj og opsætte de rigtige mål, så skal du have styr på dine tal. Hvis  I tidligere har brugt excel og håndskrevne noter til at notere arbejdstid, kan det nemt være upræcise tal som blev noteret ned hurtigt i slutningen af måneden. Ved brug af et tidsregistreringsoftware, kan dine medarbejdere notere deres møde- og gåtider på få sekunder på PC eller en tidsregistreringsapp.

Er din virksomhed i retail? Lav nemmere en vagtplan, ved at se hvor mange timer skal udfyldes, prisen per medarbejder og dit budget.

2. Lav estimeret budgetter og opdeling af ressourcer

Når du har en forståelse af hvordan arbejdstiden bliver brugt, hvor mange medarbejdere der skal bruges per vagt eller på et af jeres projekter, kan du nemmere estimere budgetterne og fordele dine menneskelige ressourcer ud baseret på forrige år eller måneds forecast.

Når du ser alt dit firma har, kan du bruge det ordentligt. Engagere dine medarbejdere til at færdiggøre jeres opsatte mål, men samtidig matche deres behov. Med et fleksibelt tidsregistreringssystem kan de stadig selv få noget kontrol, ved enten at skifte vagter eller styre hvilke timer de arbejder i, i løbet af dagen.

3. Få data og indblik

Som personaleleder stopper din opgave aldrig, og det gælder også indsamling af data, hvis din organisation fortsat skal vækste. Ordentligt planlægning er en af dine topprioriteter.

Hvis du sørger for konstant at sikre at dine medarbejdere registrerer deres tid, får du den nødvendige data til at basere dine beslutninger på, frem for at skyde i blinde.

4. Strukturering af virksomheden

Personaleledelse er et komplekst område, og hver virksomhed har sin egen idé om hvad det er og hvordan det skal håndteres. I sidste ende, så er det op til dig som personaleansvarlig at tage de rigtige beslutninger.

Ved brug af TimeMap kan I strukturere virksomheden, klargøre arbejdsopgaver og fremhæve hvem der skal op arbejde hvornår. Hvis du også har ansvaret for HR elementer, såsom fravær, ferie og fleks, så kan du nemt skabe et overblik over det med os.