6 essentielle færdigheder, som enhver projektleder har brug for

Hvorfor er det værd at vide?

Der kan være mange gode grunde til, hvorfor du skal være opmærksom på, hvilke færdigheder er essentielle i jagten på jobbet som projektleder. Måske er du allerede erfaren inden for branchen og er i gang med at skrive et professionelt CV til din jobsøgningsproces, eller du overvejer, om jobbet som projektleder er det rigtige for dig.

Som projektleder har du brug for at kunne have mange forskellige hatte på. Et succesfuldt projekt kræver nemlig mange forskellige evner. Du skal kunne bevare overblikket, kunne organisere din tid og ressourcer samt lede teams af mennesker, så man i fællesskab kan nå sine mål. Hvert projekt er unikt, men her i artiklen tager vi og kigger på 6 af de vigtigste færdigheder, en projektleder skal have.

1. Evnen til at tilpasse sig

Uanset hvilken branche du arbejder i, så er projekter en dynamisk størrelse. Bedst, som du tror, at alt går i den rigtige retning, så sker der noget uventet. Derfor er den absolut nødvendighed, at projektledere er tilpasningsdygtige i skiftende forhold.

Det betyder først og fremmest, at projektledere skal være forberedte på uventede hændelser og risici. De skal have planer på plads for de mest almindelige fælder, der kan implementeres hurtigt, hvis det bliver nødvendigt. Det kræver et fleksibelt mindset, hvor man også kan tage beslutninger under pres.

Desværre kan man ikke planlægge sig ud af alt, og det betyder, at en god projektleder også skal er åben over for nye ideer og innovation. Det kan man bl.a. få gennem feedback fra andre i teamet. De arbejder ikke imod dig, men er nøglen til at bevare overblikket over hele produktets eller tjenestens livscyklus. På den måde kan du bedre forudse og reagere hurtigere.

2. Evnen til at lede andre

Det her kommer nok ikke bag på dig. Selvom du kan finde projektledere derude, der ”kun” organisere, så er det allervigtigst, at de kan både lede og inspirere et team. Stærke lederevner er, hvad der motiverer et team – og i sidste ende det, som løfter et projekt fra middelmådigt til helt igennem succesfuldt. Man sørger nemlig for, at alle går mod et fælles mål med klare forventninger, vejledning, minimum af konflikt og – sidst, men ikke mindst – et strålende samarbejde på tværs af teams, horisontalt som vertikalt.

Men man skal ikke bare være god til at styre teamet internt. I stedet skal man også kunne være god til at håndtere eksterne interessenter, så der opbygges positive med bl.a. sponsorer, kunder og andre nøglefigurer. Det betyder, at man skal gå i spidsen og være en god rollemodel – du repræsenterer virksomheden, projektet og det fælles mål.

3. Evnen til at administrere tid

Mange har en tendens til at overse dette super vigtige aspekt, men eftersom du allerede har fundet din vej til timemap.dk, så kan det nok næppe være en overraskelse: Tidsstyring er fuldstændig kritisk for projektledere, hvis projektet skal afsluttes til tiden, og man ikke støder ind i uforudsete omkostninger.

Effektiv håndtering er tid betyder, at man skal udvikle en plan, hvor alle opgaver og deadlines tages højde for. Man skal forstå, hvordan opgaverne bør prioriteres, og der skal også medregne eventuelle forhindringer eller risici. Den skal være så realistisk som muligt. Med projektstyringssoftware kan alle forstå deres ansvar og deadlines, så forsinkelser undgås i så høj grad som muligt.

4. Evnen til at kommunikere effektivit

Som vi allerede har været inde på, så er kommunikation en vigtig færdighed som projektleder. Det er først og fremmest, fordi skal være god til at kunne videreformidle information på tværs af teams og andre interessenter. De har hver deres måde at anskue tingene på, og derfor skal du være i stand til at tilpasse budskabet. Det gælder bl.a. evnen til at nedbryde komplekse begreber, så enhver kan forstå, hvad der snakkes om. Det gælder desuden både mundtlig og skriftlig kommunikation.

Det er også utroligt vigtigt, når du skal motivere personer i dine teams og fostre samarbejde. Kommunikation er ikke bare at fortælle dem ting – du skal også kunne vise proaktiv lytning,

hvor du tager deres feedback til dig, inkorporerer det i arbejdsgangen og viser dem, at deres mening faktisk betyder noget. Når alt kan tales om frit, så er du et skridt nærmere på at undgå risici.

5. Evnen til at løse problemer

Selv den bedste projektleder kommer til at løbe ind i uforudsete problemer. Det kan man praktisk talt ikke komme uden om. Derfor er det essentielt, at du som projektleder har værktøjerne til at tackle og løse disse problemer, når de opstår. Selvom du måske kan forberede dig på nogle hændelser, betyder det dog andre gange, at du skal kunne tænke hurtigt.

Først og fremmest betyder det, at du kan bevare overblikket, når et problem opstår, så du kan opdele det i komponenter, der kan handles på, og at du ved, hvilke der bør prioriteres først. Det betyder også, at du skal vide, hvordan du indsamler nok til data for at få det totale overblik over situationen.

De bedste projektleder kan forudsige problemer, før de rent faktisk finder sted, eller før de bliver så slemme, at de er uigenkaldelige. Der skal derfor løbende udføres risikovurderinger og planer til afhjælpning af eventuelle kriser.

6. Evnen til at organisere

Projekter er komplekse. Selv hvis du har en plan fra start til slut, så bevæger alle dele af projektet sig oftest ind over i hinanden. Projekledelse begynder allerede med at vælge de rigtige kandidater til projektet, hvor de tjekker deres ansøgning og om de har et professionelt CV. Man skal også kunne udvælge de rigtige samarbejdspartnere blandt andre virksomheder og interessenter.

En projektleder med gode organisatoriske færdigheder starter med en omfattende projektplan med realistiske deadlines, effektiv ressourcefordeling og en mulighed at spore status på. Det betyder også, at hvert team forstår deres ansvar, og hvilke andre teams de skal være i kontakt med for, at jobbet lykkedes. Fordeling af ressourcer er ekstremt vigtigt, da projektledelsen også har forpligtelsen til at holde sig inden for et bestemt budget.

Tracking af projektets status gør, at hvert enkelt team og eksterne interessenter kan følge med i, at projektet er på rette spor. Her kan man bl.a. bruge systemer og processer til indsamling af data, registrering af tid og identificering af områder, der kan forbedres.

Hvad er konklusionen?

Som vi nævnte i starten, så kræver det mange forskellige færdigheder, hvis du gerne vil være en succesfuld projektleder. Her har vi 6 essentielle færdigheder, der generelt set gælder for projektleder i alle industrier. Selvom de er værdifulde hver for sig, er det virkelig sammenspillet mellem alle 6, som er med til at skabe den ideelle projektleder. Det skal dog også siges, at hver branche står over for sine egne specifikke udfordringer, der skal tages i betragtning, og som måske stiller andre krav til, hvilken type erfaring en projektleder skal have – eller hvilken type færdigheder de skal være i stand til at tillære sig. Ligegyldigt, om du er en erfaren projektleder, der gerne vil genopfriske dine færdigheder, eller en spirende projektleder, som leder efter råd til, hvordan du kommer bedst i gang, så tror vi på, at disse 6 karakteristika vil have en positiv påvirkning på dine teams og projektet som helhed