DTK Group integrerer DataLøn med TimeMap og effektiviserer lønadministrationen

Den danske transport- og logistikvirksomhed DTK Group har integreret DataLøn med tidsregistreringssystemet TimeMap. Den kombination har ført til en markant effektivisering af lønadministrationen på tværs af seks selskaber og er en kilde til indsigt i den centrale forretningsdrift.

Vi kender det alle sammen. Hvis der er it eller teknologi, der driller, fordi det er for besværligt at bruge, er vi på evig jagt efter en erstatning. Derfor er Christoffer Kirkegaards – CFO i DTK Group – største cadeau til DataLøn som lønløsning faktisk også, at det aldrig gør uheldigt opmærksom på sig selv.

“Jeg har været her i 5 år, og vi brugte også DataLøn, da jeg kom. Det virker bare, og det er en stor kvalitet i sig selv. Jeg bliver løbende kontaktet af virksomheder, der vil sælge mig deres lønløsning, og hver gang må jeg skuffe dem. For jeg ser intet behov for at skifte. DataLøn er nemt og overskueligt at finde rundt i, og flowet i løsningen er logisk. Hvis jeg søger efter et eller andet, finder jeg det altid der, hvor jeg leder. Vi er ikke nødt til at kontakte supporten for at få hjælp,” siger han.

Hjemmestrikket tidsregistrering

Til gengæld var brugervenligheden i DTK Groups tidligere tidsregistreringssystem en lidt anden historie. Det var et hjemmestrikket værktøj, som var “forfærdeligt tidskrævende” at bruge, fortæller Christoffer Kirkegaard.

“Vi skulle manuelt trække lister ud af systemet og bagefter taste dem ind i DataLøn. Det tog en evighed. Derfor gik vi for nogle år siden på jagt efter en egentlig tidsregistreringsløsning og endte med at vælge TimeMap. Det var den løsning, der passede bedst til vores behov. Vi skulle ikke bruge en tidsregistreringsløsning, der kunne håndtere en masse former for tidsregistreringsscenarier, men bare vores miks af funktionæransatte og timelønnede.”

Løn og tidsstyring for 145 medarbejdere

Alene skiftet fra manuel til digital tidsregistrering har været en stor og tidsbesparende gevinst for DTK Group. På tværs af seks danske driftsselskaber i koncernen udarbejder de løn til 145 ansatte, hvoraf de 100 er funktionærer, og resten er timelønnede ansat på lageret. Som en yderligere optimering anvender DTK Group en API-integration mellem DataLøn og TimeMap, hvor dataudvekslingen mellem de to systemer stort set foregår som en automatiseret proces.

“Selvom vi er vækstet hen over årene og er blevet flere selskaber i koncernen, kan vi stadig nøjes med kun at have én person, der håndterer løn. Det fortæller mig, at den månedlige lønproces er blevet langt mere effektiv. Vores lønansvarlige kunne ganske enkelt ikke håndtere løn alene, hvis ikke vi havde integrationen mellem DataLøn og TimeMap,” siger Christoffer Kirkegaard.

Overblik over tidsforbruget

Business casen blev i sin tid argumenteret hjem på, at DTK Group ville kunne effektivisere lønadministrationen, og den gevinst er altså blevet realiseret. Derudover bruger Christoffer

Kirkegaard også datagrundlaget fra TimeMap til at få et tværgående overblik over, hvilke opgaver og selskaber i koncernen, shared service-funktionen brugere deres tid på.

“På den måde giver tidsregistreringen en indsigt i vores egen drift. Det kan jeg bruge til at gå i dialog med vores forretningsenheder, så vi sammen kan fokusere på at drive omkostningerne ned ved at gøre ting anderledes og smartere. Det er noget af det, vi lever af som transport- og logistikvirksomhed – løbende at blive mere og mere effektive,” siger Christoffer Kirkegaard og fortæller, at der cirka gik tre måneder, fra integrationen mellem DataLøn og TimeMap var skabt, til løsningen var rettet endeligt til.

“Sådan er det, når man implementerer ny it. Der er altid en tilvænningsperiode, og det må man acceptere. I det forløb brugte vi både supporten hos DataLøn og TimeMap, og fra begge sider fik vi god hjælp til at komme i mål. Derfor er det også en klar anbefaling af integrationen mellem DataLøn og TimeMap. Det fungerer godt, og vores lønansvarlige er glad for begge løsninger,” slutter Christoffer Kirkegaard.

Om DTK Group DTK Group er moderselskabet i en koncern af partnerselskaber, der alle arbejder indenfor transport og logistik. Med over 30.000 kvadratmeter tør- og kølelager i Danmark og Tyskland, 500 lastbiler og specielmateriel, løser firmaerne i DTK Group alle typer af transportopgaver. Virksomheden har hovedkontor i Padborg og beskæftiger internationalt 195 medarbejdere (funktionærer og timelønnede) på tværs af alle selskaber. DTK Group har et DataLøn Basis+-abonnement med integration til TimeMap som tidsregistreringssystem.