Sådan laver du en projekttidslinje og tidsplan med overblik (projekt scope)

Uanset hvor simpelt eller komplekst et projekt er, så er det et kritisk element at have en projekttidslinje. Ved at have fundament i et roadmap til at klargøre primære mål og deadlines, kan I bedre arbejde mod de opsatte mål.

En tidsplan hjælper med effektivt at holde styr på jeres ressourcer og tid.

I dette blogindlæg kommer vi til at se på, hvorfor det er smart at implementere projekt tidslinjer til sit arbejdsflow, specielt hvis de arbejder på adskillige projekter på samme tid.

For at forstå hvad en projekttidslinje er, er vi nødt til at forstå hvad er projekt er.

Hvad er et projekt?

Et projekt er en opgave af vis størrelse, som skal færdiggøres inden for afsat tid. Projektet opsætter rammerne får opgavens omfang og de tildelte ressourcer, i form af en ’midlertidig organisation’.

Projekter er midlertidige opgaver, og derfor er drifts- og rutineopgaver IKKE projekter, med mindre de er sat til at kørende en specifik periode.

Hvad skal der stå i en projektbeskrivelse?

En produktbeskrivelse skal kort og præcist give læseren et overblik over, hvad projektet handler samt formålet med projektet. Det fremhæver de ansvarlige for projektet, henvendelse, ressourcer og perioden projekter forløber sig over. Projektbeskrivelsen skal være forståelig for læseren uden teknisk eller fagspecifik viden.

Hvorfor er en projektbeskrivelse vigtigt?

En projektbeskrivelse sikrer at projektet hænger sammen fra start til slut. Det skal give ledere, investorer eller andre udefra et hurtigt og nemt overblik over projekts scope. Det er godt at have skriftligt materiale, så alle er på samme side og arbejder mod de samme mål.

Hvad er forskellen på en opgave og et projekt?

En opgave ses i 2 varianter, den ene er ét behov der skal udfyldes én gang uden større planlægning. En driftsopgave er en opgave, der gentages i fast rutine. Projekter kan have adskillige underopgaver, men har et starttidspunkt og et sluttidspunkt, med et konkret mål og tilgængelige ressourcer opsat.

Hvad skal en projektplan indeholde?

Et projekt har mange lag af information, som skal samles og struktureres. En projektplan hjælper med dette, og indeholder primært projektfaserne, tildelte ressourcer, opgaver og milepælene til at give indsigt i om projekttidslinjen bliver holdt. Projektplanen indeholder start og slutdatoer, samt de ansvarlige for projektet.

Hvad kræver det at være en projektleder?

Der er ikke ét gyldigt svar til hvad der gør en projektleder god, og handler ofte om branchen, projektet og menneskerne. En god projektleder for virksomhed X, gør ikke nødvendigvis at den samme projektleder er god for virksomhed Y.

Baseret på en analyse fra finduddannelse om de 30 mest efterspurgte kompetencer, så er de typiske kompetencer efterspurgt fra projektledere i 2017:

• Erfaring
• Gode samarbejdsevner
• God kommunikation

Derudover er det eftertragtet med et dedikeret drive, faglighed inden for området af projektets scope og konfliktløsning. Konflikter blive en uundgåelig del af projekt arbejdet, men de kan forebygges. Det er nødvendigt at kunne tage hånd om og effektivt håndtere disse konflikter.

Nu har vi de primære grundsten på plads, til at forstå hvad en projektsttidslinje kræver grundet en skarpere forståelse for hvad et projekt er, og hvilke informationer beskrivelsen skal indeholde.

Hvad er en projekttidslinje?

En projektsttidslinje er en liste af primære opgaver, begivenheder, milepæle og ressourcer som samlet beskriver projektets forventede fremskridt i kronologiske rækkefølge. Det giver et klart og tydeligt overblik over hele projektet fra start til slut.

Projekttidslinjen og dens scope er det primære fokus af dette blogindlæg, og vi kommer til at gå i dybden med det i de næste sektioner.

Hvad skal en projekttidslinje indeholde?

En effektiv projektleder forstår at en projektplan skal være gennemtænkt og præcis i dens formulering, mål og eksekvering. Projektets tidslinje er en vigtig variabel, da det er svært at måle fremskridt uden mål og milepæle.

Uanset kompleksiteten af dit projekt, så er der kritiske områder, der skal klargøres for at opnå et en succesfuld tidslinje. Her er de 10 vigtigste områder for at opnå en succesfuld tidslinje.

• Projektets omfang

Her kan vi referere tilbage til projektplanen, som i detaljer inkluderer hvad der er nødvendigt for at kunne levere de forventede resultater. Dokumentet nævner formål, objektiver, milepæle, ansvarlige medarbejdere, menneskelige ressourcer, diverse deadlines og forventet resultat ud fra et budget.

• Nedbrydning af arbejdsstrukturen

Der kan være en stor variation af arbejdsopgaver, som kan give et uoverskueligt overblik over hvad der skal udføres og færdiggøres, samt hvordan det skal opnås. Derfor skal arbejdsstrukturen og projektet brydes ned til mindre dele, med interne målsætninger.

• Primære milepæle

Milepæle bliver nævnt igen og igen, forskellige størrelser for formål. Med primære milepæle markerer det start og slutningen på de primære opgaver inden for et projekt scope. De har specifikke datoer og deadlines, der skal sikre at når de er blevet markeret som fuldført, så er de færdige og den næsten del kan sættes i gang.

• Ressourcer

Efter at have sat de nødvendige mål, for at kunne opnå de ønskede resultater, er det på tide at klargøre hvilke ressourcer er nødvendige for at opfylde projekts forventninger. Alt fra menneskelige medarbejdere, kompetencer, tid og budget.

• Opgaver

I har så småt begyndt at opbygge et overblik, så I konkret kan udpege præcis hvilke opgaver der skal tages hånd om. Tag dem en af gang, og bind en ansvarlig til hver opgave, eller en overansvarlig, som har styr på et dedikeret segment af projektet.

• Solo og gruppe arbejde

Er det realistisk at sætte en enkelt medarbejder på en opgave? Hvor mange mennesker skal tildeles et ansvarsområde, hvem skal man trække med? Der skal gives tanker til hver opgave, og hvem der kan udføre den bedst muligt, uanset om det er én eller flere.

• Kommunikation

Kommunikation er et kritisk element. Det er et af de mest efterspurgte elementer fra en dygtig projektleder, men det gælder også ens medarbejdere. Gennemsigtig kommunikationen, åbenhed og forventninger vil være med til at strømline processerne og forbedre arbejdsflowet for alle medarbejdere.

• Ansvar

Det er vigtigt at uddelegere arbejdet og ansvaret til sine medarbejdere, samt er det ekstremt vigtigt at tilføje en ansvarlig for hver opgave i projektet, så det følges til dørs. Ellers kan virksomheden hurtigt opleve at opgaverne ikke bliver fulgt til dørs, som der forventes fra dem.

• Deadlines

Lav deadlines for en hver opgave og projektfase. Definer strikse deadlines som vil sørge for at opgaverne udføres i tide, og at der ikke er et overlap af opgaver.

• Estimering

Hvis du har disse 10 områder på plads, så er du godt på vej. Der er naturligvis mange variabler, der influencere og danner en effektiv planlægning til at opnå gode resultater. Det vil også gøre det nemmere at levere nævnte resultater.

Der er mange variabler som har indflydelse på effektiv planlægning og projekts succes. En god måde at sikre kontinuerlige projekter er ved at lave et simpelt visuelt overview, som gør det nemmere at få et indblik. Microsoft tilbyder adskillige værktøjer som kan fremstille en tidslinje visuelt.

Hvorfor er en projekts tidslinje vigtig for effektiv projekt- ledelse og management?

Det er vigtigt, da det giver et konkret indblik i hvad der skal gøres for at levere det bedste arbejde og de højeste resultater, samt hvordan ressourcerne skal fordeles. Her er det ikke kun penge og tid, men også en klargøring og valg af hvilke medarbejdere bedst passer til de givne opgaver inden for projektets scope, i  forhold til deres erfaring, viden og kompetencer.

Et forbedret arbejdsflow er ikke den eneste årsag til at implementerer en projekts tidslinje, her er fire årsager til at I skal implementere en projekts tidslinje.

1. Pålideligt overblik over arbejdsområder

Ved at have projekttidslinjen klargjort og fremhævet, kan det give et klart overblik over hvem der arbejder på hvad, både gamle opgaver, nuværende og fremtidige.

2. Klargøring af afhængigheder mellem opgaver

Både projektleder og projektmedarbejdere kan nemmere kommunikere på tværs af opgaver, undgå at overlappe på tværs af opgaver, som har mindre værdi.

3. Forståelse af forventninger

Det vil hjælpe med at sikre at alle er på samme side, samme budget og sikrer at alle medarbejdere arbejder mod de samme mål og forventer, hvis det er skrevet ned og tydeliggjort i projektets tidslinje.

4. Indblik i den ’historiske tidslinje’ af projektet.

Yderligere, er informationsdeling kritisk og hjælpsomt for at sikre et glidende forløb. Ved at se historikken på dette projekt eller forrige projekter, får I muligheder for et mere præcist estimat af budget, penge og hvor lang tid de næste opgaver vil tage.

Hvordan laver man en projekttidslinje?

Som projektleder kan der hurtigt opstå tvivl, hvad er den bedste løsning?

Hvad er den bedste metode til at lave og måle mine projekter?

Hvilket system kan håndtere udarbejdelse og opgave udførelse?

Som en projektleder er der mange spørgsmål, som man skal spørge sig selv omkring. Og svaret er altid nemt, det handler om at lave en projekttidslinje som passer til ens eget og holdets behov.

Det er ikke sikkert at dit hold har brug for det, så længe du styrer det, men det kan gøre hele processen nemmere. Næsten hver eneste projektleder har brug for et program der kan hjælpe med opgavehåndtering og tidsregistrering. I sidste ende, handler det om at finde det værktøj som du bedst kan bruge. Heldigvis eksisterer der mange værktøjer, som kan hjælpe med netop dit behov.

Hvad skal jeg vælge, et projekt tidslinje software eller en tidslinje skabelon?

Det er muligt at bruge begge. Lad mig vise dig hvordan.

Hvis det er mange skiftende og nye opgaver konstant, skal jeres tidsregistreringssoftware tilpasse sig til, at I nemt kan registrere nye opgaver og ændringer.

Derimod, hvis jeres projekter og opgaver er faste, men i en begrænset periode, så handler det om at få et system som gør det nemt at registrere de opgaver, der skal arbejdes på i løbet af dagen når man møder ind.

Et klassisk eksempel på en god måde at skabe overblik er ved at side projektets opgaver i kronologisk rækkefølge, og en roadmap der viser de forskellige projekter eller arbejdsopgaver.

Det skal nemt kunne deles med dit hold, så de kan få et indblik og redigere i hvor langt deres projekt er.

Fordelen ved et Gantt chart er at den tydeligt fremhæver de forskellige projekter, start- og slut datoer samt deadlines.