Tidsregistrering rapporter - Hvorfor har jeg brug for dem?

Tidsregistrering er en af de mest brugbare værktøjer, som du kan implementere i din virksomhed. De fleste projektledere, bogføre eller anden ansvarsrolle kan gøre brug af tidsregistrering til at skabe sig et konkret overblik i virksomhedens hverdag og arbejdsopgaver.

Tidsregistreringsrapporter er værdsat af budget analytikere og data ’freaks’, som elsker struktur og nøjagtige resultater. Derimod er det de dovne og mistænksomme medarbejdere som er imod tidsregistrering.

Tidsregistrering kan ses lidt som en ’forældre problemer løsning’, hvis man mener det bruges til overvågning og kontrol, men i virkeligheden er det en kost effektiv metode der kan være med til at motivere og øge dine medarbejderes effektivitet.

Hvis du stadig er i tvivl om tidsregistrering er for jer og værdien i tidsregistreringsrapporter, så læs med her.

Hvad er en tidsregistrering rapport?

En rapport af tidsregistrering er en ’forlængelse’ af generel tidsregistrering. Det giver ikke mening at bruge et tidsregistreringssystem, hvis ikke der udarbejdes rapports samt I følger med i de månedlige ændringer og sikrer jer at alle i virksomheden registrerer deres arbejdstid.

Fordelen ved brug af tidsregistrering er at dit arbejde noteres og viser hvor lang tid du har brugt på primære eller sekundære opgaver i løbet af dagen.

Du kan sammenligne hastigheden dine medarbejdere færdiggøre den samme type opgaver, eller hvor lang tid to forskellige projekter har taget at færdiggøre.

Der er en masse tidsregistreringsfaktorer du kan vælge at følge, og det er op til dig hvor ofte en rapport skal udarbejdes, uanset om det er daglig, ugeligt, månedligt eller en gang om året.

En tidsregistreringsrapport giver dig adskillige smarte måder at indsamle data om din virksomheds tidsforbrug, at se hvor lang tid en opgave har taget er bare én af mange.

Et eksempel af en tidsrapport over en specifik afdeling og deres arbejdstid.

Hvornår er det bedst at udarbejde en tidsregistrering rapport?

Der er ikke en fast regel på det bedste tidspunkt, det generiske svar er ’ud fra dit behov’, men én gang om måneden er det godt sted at starte. Tidsregistrering er kritisk når du gerne vil bruge data til at forbedre din virksomhed.

Det hjælper dig med at forstå hvordan virksomheden har det, hvor godt det går og hvilke faktorer kan forbedres. Det kan endda give indblik i fraværsmønstre, og hjælpe dig med at pointere hvor der er plads til forbedringer. Data er generelt superbrugbart og hjælpsom.

Uden tidsregistrering kan det være svært at få et indblik i hvilke projekter har taget længst tid og har skabt problemer for dine medarbejdere.

Det kan blive et problem for dine klienter, hvis I som firma skal fakturere timer brugt, der er en tidsregistreringsrapport ét af dine vigtigste værktøjer til at dokumentere tid brugt på det specifikke produkt.

Uden en tidsregistreringsrapport til at give indblik i fraværsmønstre og tid brugt på forrige projekter, kan det være svært at estimere hvor lang tid det næste projekt vil være, hvor mange mennesker skal bruge tid på det, samt antallet af timer det kan forventes at tage.

Hvis dette ikke er dokumenteret fra forrige projekter, så kan det være svært at sige ud fra mere end mavefornemmelse om det er investeringen værd.

En tidsregistreringsrapport er bevis på, at dine medarbejdere har brugt tid på din kundes produkt frem for noget andet. Det er ikke altid at den tid I som virksomhed har estimeret til jeres klient passer, så derfor er det et ekstremt vigtigt værktøj, når der er bekymringer om pris og brugt tid på et projekt.

Det kan hurtigt give et indblik i hvordan arbejdstiden har set ud.

Hvis du registrerer alle opgaver og arbejdstid brugt per projekt, så er der ikke tvivl. Det gør det også nemmere for dig og din virksomhed at argumentere på, hvorfor det har taget den tid det tog.

Hvorfor er det svært at implementere tidsregistrering for ansatte?

Der eksisterer stadig flere som ikke forstår fordelen ved tidsregistrering, dem der ser det som en byrde og underminerer tillid til den individuelle medarbejder i form af overvågning.

De føler sig overvåget og forstår ikke de diverse fordele ved implementering af et tidsregistreringssystem. Vi har udarbejdet to blogindlæg, som kan hjælpe jer med at se fordelene både for medarbejder og leder.

Sådan motiverer du dine ansatte til at tidsregistrere som leder

Derfor anbefaler vi stærkt at hvis I går og overvejer at skifte til et digitalt tidsregistreringssystem frem for manuelle excel ark eller implementere et nyt system, så find et software som går på kompromis og hjælper både ansætter og ansatte.

Det vil give meget bedre respons og feedback, hvis en medarbejder kan se at det ikke er implementeret med intentionen om overvågning.

Et tidsregistreringssystem og rapporterne der udarbejdes fra det skal bruges til forbedringer af virksomheden, ikke til at hænge en medarbejder ud. Du måler deres tidsforbrug for at se på hvordan det kan forbedres og sammenligner estimater med tidligere data.

Eksempler på effektiv brug af tidsregistreringsrapporter

Lad os sammenfatte et par gode eksempler på hvornår og hvordan tidsregistrering og rapport udarbejdelse kan være og har været effektiv.

• Bevis på arbejdsopgaver
• Fjernarbejde
• Holdpræstation
• Projekters rentabilitet

Lad os hoppe direkte til det.

Bevis på arbejdsopgaver

Et godt tidsregistreringsværktøj til at udarbejde rapporter er et godt værktøj til at bevise at du har arbejdet, samt hvor effektiv og dygtig du har været i løbet af dagen.

Samtidig kan det give indblik i hvor mange timer du har været i gang, og holde overblik på dine optjente ferie og fridage.

Fjernarbejde

I forbindelse med corona er konceptet om fjernarbejde blevet normaliseret. Der er adskillige fordele til det, men som en projektleder, bogfører eller virksomhedsejer vil du gerne sikre dig at dine ansatte arbejder.

Det handler ikke om en mangel på tillid, men det er nemmere at organisere og planlægge, når du ved hvad dine ansatte arbejder og hvad deres tid bruges på.

Hvis du vil læse mere om hjemmearbejde, så kan du læse om hvordan de bedste rammer skaber for hjemmearbejde her.

Holdpræsentation

Tidsregistrering er et fantastisk værktøj til at forbedre et holds produktivitet, når de får reel indsigt i deres egen arbejdsindsats og tid brugt på diverse opgaver eller projekter. De fleste medarbejdere får lyst til at løfte i helhed, hvis de kan se at medarbejdere knokler igennem.

Projekters rentabilitet

Ikke alle projekter er lige profitable, og et tidsregistreringsværktøj er ideelt til at fremhæve og klargøre hvilke projekter er værd at investere i, baseret på tidligere data. Hvis der bruges for mange timer på ét specifikt projekt, kan det ende med at blive for dyrt i forhold til værdi.

Det bedste tidsregistreringssystem?

Hos TimeMap anbefaler vi at du skaffer noget som matcher jeres behov og at alle medarbejdere kan bruge systemet uanset hvor de er, samt skal det være nemt og simpelt og ikke en tidsrøver.

Er det her, hvor der kan gå for meget salg i det? Hos TimeMap er vi udbyder af et tidsregistreringssystem, som kan give jer et overblik ved udarbejdelse af rapporter i vores system.

Derfor ser vi det ikke fair at lave en sammenligning med konkurrenter ud fra hverken en subjektiv eller objektiv holdning, da vi mener TimeMap er nummer 1 😉

Men hvorfor TimeMap?

Fordi vi er en af Danmarks førende tidsregistreringssystem, hvor vores system til tilpasses til jeres behov. Vi forstår hvor vigtig præcis tidsregistrering er, da det kan give jer et overblik over jeres medarbejderes hverdag og hurtigt pointere problemer i virksomheden, i form af for meget fravær eller manglede arbejdstimer.

• Få et fleksibelt tidsregistreringssystem der kan udvikle sig med jer
• Få automatisk beregning af medarbejdernes timer og løn
• Få mulighed for at administrere hele processen
• Undgå tastefejl og administrationsbøvl.
• Giv jeres medarbejdere fuld indsigt i deres optjente tid
• Fri support

Med TimeMap kan I skabe overblik over jeres tidsforbrug, arbejdstid, ferie, feriefri, fravær og vagtplan.  På den måde kan I drive en mere profitabel virksomhed, og spare tid på administrationsarbejde.

Du kan læse mere om os her

Konklusion

Tidsregistreringsrapporter kan hjælp med at organisere data og øge jeres produktivitet på tværs af virksomheden, uanset afdeling. Det hjælper med at forbedre deres arbejde samt får de indblik i deres optjente tid i form af ferie, fri og fravær.