Projekt- og ressourceplanlægning: Her er hvad du skal vide

Skal din virksomhed i gang med sit næste projekt, med dig som ansvarlig for planlægning, koordinering og ressourcefordeling?

Det kan være en stor opgave. Processen er bundet sammen af en masse små skridt fra start til slut, som har indflydelse på resultatet. For at undgå fejl, er det vigtigt at opsætte en ”Step-by-Step” plan og holde sig til den. Her tages der naturligvis højde for ressourcefordeling – Men hvordan kan det gøres inden for den givne tidsramme?

Hvad er ressourceplanlægning?

Ressourceplanlægning er processen af at opdele de ressourcer I har til rådighed i forskellige dele af projektet, og klargøre hvem der er ansvarlig for hvad for en opgave. Så I har en konkret plan over hvem der gør hvad samt hvornår.

Først anbefaler vi at du har styr på dine givne ressourcer og en konkret projektplan.

Når du som projektleder eller den projektansvarlige har styr på hvilke ressource er tilgængelige, kan du begynde at estimere hvor de skal bruges, og klargøre en start og slut dato for hver milepæl.

En ressource plan sikrer en effektiv brug af jeres givne ressourcer, og minimerer det potentielle spild grundet mangel på ansvar og usikkerhed af opgavefordeling. Hvis I har erfaring fra tidligere projekter eller opgaver, kan der tages udgangspunkt I dem, når I planlægger at opdele ressourcerne.

Hvad er konsekvenserne, hvis ens firma IKKE planlægger sit ressourceforbrug

Hvis dit firma IKKE kender tilgængeligheden af deres interne og eksterne ressourcer for det nuværende eller fremtidige projekt, kan det resultere i følgende:

• Ressourcemangel I ikke forudså
• Stigning i projektomkostninger
• Lavere bundlinje på projektindtægter
• Medarbejdere bliver overbelastet
• Flere arbejdsopgaver
• Spildt tid på at slukke brande
• Højere risiko for fiasko ved næste projektfase
• Lavere holdmoral og atmosfære ved ikke at nå milepæle
• Overskridelse af projektdeadlines og indtægtstab

Det kan lyde en smule uhyggeligt og vi ønsker ikke at køre en ’skræmmekampagne’, men det er realiteten ved ikke at præstere som forventet på ressourceplanlægningen. Det kan ramme hårdt for virksomheder, og det er fornuftigt at udregne de bedste og dårligste scenarier for at undgå en ubehagelig overraskelse. Nok om det! Lad os fokusere på det positive ved ordentlig planlægning.

Hvad er fordelene ved projekt management ressource planlægning

Fordelene ved at planlægge jeres ressourceforbrug, og sikre at det stemmer overens med jeres tilgængelige ressourcer gør at I mere nøjagtigt kan sikre realistiske milepæle til fremtidige projekter. Projektstyring gøres nemmere for den ansvarlige, og ved at have det hele noteret ned i et system, kan det optimeres på til næste projekt.

Men hvad er det så, som bliver en fordel for mig?

I sikrer effektiv ressourceudnyttelse ved altid at have et korrekt overblik, som viser din korrekte holdskapacitet, så I nøjagtigt kan planlægge realistiske start- og slutdatoer for jeres projekt eller hverdag.

• Gør projektlederne sikre på, at budget og tid stemmer overens med virkeligheden
• Få indblik i, om der mangler ressourcer eller tid til arbejdsopgaverne
• Estimer omkostningerne og sammenligne dem med de aktuelle omkostninger efterfølgende
• Overblik over løbende fremskridt
• Projektleder får den nødvendige data, til at kunne simulere og estimere fremtidige projekter.
• Besparelse på tid og energi af rent gætteri

Du har skabt dig et overblik over hvad ressourceplanlægning er, hvorfor ressourceplanlægning er vigtigt i forhold til tidsregistrering og projekter, men også diverse ’pros and cons’. Det er på tide at gøre det mere konkret, og derfor bruge en tjekliste til at organisere projektet eller jeres timeregistrering.

Projekt- og ressourceplanlægning tjekliste

Hvordan skaber jeg bedst overblik over mit projekt som projektleder? Det gør du ved at organisere projektet fra A til Z. Derfor er det tidsbesparende at planlægge en essentiel tjekliste på forhånd. De fleste tjeklister varierer alt efter, hvad du arbejder med – Men! Men vi har lavet en generisk tjekliste, som kan dække over de primære behov.

Vi anbefaler minimum at have følgende klargjort på forhånd:

• Klargjort at I har de nødvendige kompetencer til projektet
• Er alt arbejdskraft internt eller skal I bruge eksterne færdigheder?
• Rollefordeling
• Tilgængelighed af medarbejdere
• Estimeret budget
• Estimeret varighed, fra inkl. Start- og slutdato.
• Rum til forsinkelser
• Tilgængelige ressourcer, som ikke er menneskelige – Herunder, kontor, enheder, plads
• Ressourcer udefra, til ’outsourcing’?
• Konsekvenser hvis projektet er forsinket eller ikke er op til standard – Her kan drages konklusioner fra tidligere projekter eller aftaler fra på forhånd.

Her er 3 værktøjer til planlægning af dit projekt og ressourcer

Når det kommer til effektiv planlægning, der skal øge din succesrate, så handler det om at udnytte de bedste værktøjer til at opbygge en plan, som passer med dine opsatte milepæle. Men de fleste af os, har svært ved at lave sådan en tidsplan. Derfor kigger vi nu på et par værktøjer til netop dette

1. Critical Path Method
2. PERT – ‘Program Evaluation and Review Technique’
3. Gantt chart

1.      Critical Path Method

Critical Path Method (CPM) er et engelsk udtryk for den teknik, hvor du identificerer de kritiske opgaver, som er nødvendige at færdiggøre for projektets færdiggørelse. Det kigger på de hovedsagelige opgaver og den rækkefølge det skal laves i samt deadlines, for at projektet bliver fuldendt i tide.

Hvorfor bruge CPM?

• Forbedre fremtidig planlægning
• Sikrer mere effektivt ressource management
• Undgå flaskehalse

Hvad der er vigtigt ved denne metode er, at du laver den længste vej fra start til slut mellem aktiviteter og milepæle.

Critical Path Method er et længere emne, og kan ikke dækkes på få linjer, men dette giver et godt indblik i konceptet. Hvis du ønsker at lære om CPM, så kan du læse mere her: Critical Path Method. Je

2.      PERT – Program Evaluation and Review Technique

Endnu en engelsk term, tilbage fra 1950 som blev brugte til projekter af det amerikanske militær. Program Evaluation and Review Technique (PERT) bruges til at udregne den tid det vil tage at færdiggøre et projekt, med et realistisk synspunkt, med tre scenarioer.

1. Den korteste tid hver opgave vil tage (optimistisk)
2. Medianen, realistisk mål (realistisk)
3. Det længste tid opgaverne kan tage, hvis det ikke går efter planen (perssimistisk)

PERT bliver udregnet bagfra fra forud aftalte datoer, siden det er deadlines som IKKE kan blive ændret.

Ligesom med CPM, er det et tungt område at dække. Derfor anbefaler vi, at du læser mere om det i dybden her: Program Evaluation and Review Technique.

4.      Gantt Chart

Når det kommer til håndtering af ressourcer samt planlæggelse af dem, så foretrækker vi fleste af os den visuelle vej. Det viser et klart overblik over ledige ressourcer. En af de bedste mest anerkendte metoder et et Gantt Chart, et koncept lavet af en Polsk ingeniør, Karol Adamiecki, som er udviklet af Henry Gantt i det tidlige tyvende århundrede.

Det er nemt at bruge, og viser en ressourcelagt plan, som med det samme viser om din virksomhed eller dit projekt er på rette vej inden for opgaver, milepæle og deadlines.

Et Gantt chart viser følgende:

• Start og slut dato for projektet
• Opgaver inkluderet
• Start og slut datoer af opgaverne
• Opgave ansvarlig
• Forventet arbejdstid per opgave
• Gruppe opgaver, og den ansvarlige

Et Gantt chart er effektivt til at lave en projekttidslinje og tidsplan.

Har jeg brug for et ressource planlægnings software?

Ofte vil det være op til den individuelle person, hvad de føler er bedst til deres behov, men i digitale tider som i dag, så er et projekt planlægnings program en nødvendighed! Jeres data er sikker i skyen, frem for på papir, så alle ansvarlige konstant er opdateret.