Hvad er en vagtplan?

Få et bedre overblik og tag styringen over jeres hverdag ved brug af en vagtplan, eller et arbejdsskema til dine medarbejdere.

Arbejdsskema og vagtplan – Hvad er der af muligheder for min virksomhed?

Du har gode muligheder for selv at tilpasse vagtplanen til netop dine behov. I dette blogindlæg går vi i dybden på hvad en god vagtplan er og hvilke former for vagtplansmuligheder der eksisterer.

Derfor vil vi i dette blogindlæg gennemgå:

• Hvad er en vagtplan
• Hvad er der af arbejdesskema og vagtplansmuligheder?
• Vagtplan - Hvor lang tid før skal den være tilgængelig?
• Regler for ændringer i en vagtplan
• Hvordan du kan skabe overblik over dine medarbejdere

Hvad er en vagtplan?

En vagtplan er en struktur metode til at skabe overblik over, hvem af dine medarbejdere der skal på arbejde og hvornår i den kommende periode. Med et godt vagtplanlægningssystem kan I vurdere omkostninger for vagtplanen, overholde budgettet og lade medarbejderen vide, hvor og hvornår deres næste vagt er.

Det handler om at lægge et puslespil, hvor der tages hensyn til optimeringsmuligheder, kontrakter, love og regler.

Hvor mange timer om ugen bør en fuldtidsmedarbejder arbejde? Hvis du nogensinde har spurgt om dette, er jeg sikker på at det kan være problematisk at finde det ideelle nummer per uge. Antallet af timer en dansker arbejde reguleres primært i overenskomster, men den gennemsnitlige arbejdsuge er fastsat til 37 timer.

De seneste 20 år har den danske arbejdstid ændret sig meget lidt, selvom der er kommet mere fokus på fleksibilitet og samtale om 4-dage arbejdsuge. For siden 1990 har de fleste overenskomster på det private og offentlige arbejdsmarked sat den normale arbejdstid om ugen til at være 37 timer.

Der er ikke noget korrekt svar for din branche eller den industri din virksomhed befinder sig i.

Hvad er der af arbejdsskema og vagtplansmuligheder?

Det er forskelligt alt efter virksomhed og industri, hvad der virker for netop din virksomhed. Den typiske vagtplan vil dække 37 timers arbejdstid fra 8-16 eller 9-17, som er baseret på overenskomsten på din arbejdsplads. Der eksisterer også rullende vagtplaner, til de virksomheder som opererer det meste eller hele døgnet.

• Kortere arbejdsuge

En kortere arbejdsuge betyder mere arbejde presset ind på færre timer. At arbejde færre timer for den samme løn kan lyde fristende for medarbejderen, men kan blive dyrt for virksomheden.

Fordele kan være en forøget effektivitet og produktivitet og modarbejde burnouts. Men ulemper kan være at det ikke passer alle forretningsmodeller, giver medarbejderne mindre tid til at håndtere opgaver og resultere i en dyr omgang for virksomheden.

• Kortere arbejdsdage

Kortere arbejdsdage bygges ud fra samme koncept som en kortere arbejdsuge, hvor I arbejder mindre men mere koncentreret og effektivt. Det hjælper folk med at være motiveret og fokuseret men kan også resultere i et pres på dine medarbejdere, når de har færre timer til at færdiggøre deres opgaver.

• Rullende arbejdsdage

Rullende arbejdsdage eller uge passer til virksomheder der er åbne de fleste timer af døgnet, eller hele døgnet rundt. Skemaet ændres konstant der vagtplanen skal udfyldes af de tilgængelige medarbejdere du har. Hvis din virksomheder opererer 24 timer om dagen så overlapper arbejdstiderne ofte en time ind i den næste vagt, så skiftet er flydende, hvis nu der skulle opstå problemer.

• Overtid

Overtid er til de medarbejdere i din virksomhed, som arbejder ud over de normale timer i et fuldtidsjob, så er det overarbejde. Hvis din medarbejder har en arbejdsdag eller uge som går udover 37 timer pr. uge, så vil det blive set som overtid til forhøjet lønudbetaling. Lønnen diskuteres mellem medarbejder og arbejdsgiver ved ansættelse.

• Opgave-baseret kontrakt

Med en opgave-baseret kontrakt vil du som arbejdsgiver betale din medarbejder ud fra en aftalt fast pris per opgave, som de har færdiggjort. En opgave-baseret kontrakt kan også være baseret på deres resultat for det arbejde som de har lavet.

• Ingen vagtplan

Her giver du din medarbejder frihed til selv at styre deres arbejdsdag eller skema, så længe de opfylder deres ansættelseskrav. De kan arbejde færre timer eller dedikere en hel dag til arbejde, hvis det passer dem. Så længe at de er produktive og leverer de resultater du forventer fra dem, så kan de arbejde som det passer dem bedst.

• 4 x 10

Denne model er ikke særlig udbredt i Danmark, da vores gennemsnitlige uge er 37 timer om ugen. I USA bruges den bedre, hvor en normal arbejdsuge er 40 timer. Modellen kan stadig bruges, hvor en medarbejder får mulighed for at gå 3 timer tidligere om ugen.

• Freelance

Længden af en arbejdsdag handler om jeres aftale, da freelancers ofte bliver betalt ud fra resultater før en specifik deadline.

Vagtplan – Hvor lang tid før skal den være tilgængelig?

Der er ingen officielle regler for, hvor lang tid før en vagtplan skal være tilgængelig for dine ansatte. Personligt anbefaler vi hos TimeMap at offentliggøre vagtplanen minimum en måned før, og lade den strække sig 3 måneder ud i fremtiden. På den måde undgå i utilfredse medarbejdere, der får en advarsel i sidste øjeblik, som har indflydelse på deres fritidsplaner.

Der er regler for en arbejdstid som du skal være opmærksom på, når du laver en vagtplan til dine medarbejdere:

• 11 timers reglen
• 48 timers reglen
• Ugentligt fridøgn

Regler for ændringer i en vagtplan

Hvis din virksomhed ikke har en overenskomst til ændringer i vagtplanen, så er der ingen konkrete regler.

Hvis dine medarbejdere er funktionærer, så er de omfattet af funktionærloven, som klargøre at dine medarbejdere skal have deres ændringer med passende varsel.

Hvad er et passende varsel til ændring i vagtplanen? Det varierer alt efter branche, industri og omstændighederne, men et passende varsel er ofte set som 14 dage. Det kan dog godt blive kortere eller længere, samt hvor stor en ændring for din medarbejder det er.

Større ændringer skal ifølge funktionærloven ske med en varsel, som er tilpassende med medarbejderens opsigelsesvarsel.

Hvordan kan jeg skabe overblik over mine medarbejders arbejdstid?

Hvis du mangler et værktøj til bedre at skabe overblik enten ved brug af en konkret vagtplan eller at dine medarbejdere løbende registrerer deres arbejdstid, så er TimeMap’s tidsregistreringssystem måske løsningen på dine behov.

Med TimeMap som tidsregistreringssystem er du sikret et komplet overblik over, hvor mange timer hver enkelt af dine medarbejdere har arbejdet. Systemet er nemt og intuitivt, og vil hjælpe jer med at forstå hvor jeres primære ressource, nemlig tid, bruges.

Med TimeMap får du i realtid et overblik som både leder og medarbejder på:

• Arbejdstid inkl. Timer og overarbejde
• Ferie, feriefri, omsorgsdage, seniordage
• Fravær
• Vagter - Se og bytte vagter

Er du på udkig efter et nyt tidsregistreringssystem til din virksomhed, som er skarpe på vagtplanlægning? Med TimeMap får du skabt et effektivt overblik over dine medarbejdere og deres arbejdstid.